Verdienstbescheinigung: Was Arbeitgeber wissen müssen

Die Verdienstbescheinigung spielt eine entscheidende Rolle im Arbeitsalltag von Unternehmen. Sie dient als Nachweis für das Einkommen von Arbeitnehmer:innen und wird in vielen Situationen benötigt – etwa bei der Beantragung eines Kredits, dem Abschluss eines Mietvertrags oder dem Erhalt staatlicher Leistungen. Doch welche Angaben sind zwingend erforderlich, und wann bist Du als Arbeitgeber verpflichtet, eine solche Bescheinigung auszustellen? In diesem Artikel erfährst Du alles, was Du zur Verdienstbescheinigung wissen musst.

Was ist eine Verdienstbescheinigung?

Eine Verdienstbescheinigung ist ein offizielles Dokument, das die Einkünfte eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum belegt. Neben dem Bruttogehalt enthält sie Informationen zu Lohnabzügen, Sozialversicherungsbeiträgen und steuerlichen Angaben. In der Regel beziehen sich die Angaben auf die letzten zwölf Monate.

Während in einigen Fällen auch Gehaltsabrechnungen oder Kontoauszüge als Einkommensnachweis genügen, verlangen viele Behörden, Banken oder Vermieter:innen eine gesonderte Verdienstbescheinigung. Als Arbeitgeber bist Du gesetzlich verpflichtet, Deinen Beschäftigten dieses Dokument auf Anfrage auszustellen.

Wann wird eine Verdienstbescheinigung benötigt?

Verdienstbescheinigungen sind vor allem in folgenden Situationen erforderlich:

• Beantragung eines Kredits: Banken prüfen die finanzielle Situation von Antragsteller:innen, bevor sie Kredite vergeben. Eine Verdienstbescheinigung gibt Auskunft über die Einkommenshöhe und das Arbeitsverhältnis (befristet/unbefristet).
• Mieten einer Wohnung: Vermieter:innen fordern Einkommensnachweise, um sicherzustellen, dass die Miete regelmäßig gezahlt werden kann.
• Erhalt staatlicher Leistungen: Wohngeld, Elterngeld, Kindergeld oder Arbeitslosengeld werden auf Grundlage des Einkommens berechnet. Behörden verlangen daher eine Verdienstbescheinigung.
• Rentenkasse & Krankenkassen: Diese Institutionen benötigen das Dokument zur Berechnung von Rentenansprüchen und Krankengeld.
• Anmeldung eines Nebenjobs: Bei einem zweiten Arbeitsverhältnis kann eine Verdienstbescheinigung erforderlich sein, um die Steuer- und Sozialversicherungspflicht korrekt zu berechnen.

Welche Angaben gehören in eine Verdienstbescheinigung?

Nach § 108 der Gewerbeordnung muss eine Verdienstbescheinigung bestimmte Informationen enthalten, um rechtlich gültig zu sein. Folgende Angaben sind erforderlich:

Allgemeine Informationen:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Name, Adresse und Geburtsdatum des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin
• Berufsbezeichnung
• Sozialversicherungsnummer (wird meist nur von Behörden benötigt)

Beschäftigungsdetails:

• Beginn des Arbeitsverhältnisses
• Befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis
• Zeiträume ohne Entgeltzahlungen (z. B. unbezahlter Urlaub)

Einkommensangaben:

• Bruttoeinkommen der letzten zwölf Monate
• Steuerklasse und eventuelle Freibeträge
• Nettoauszahlung nach Abzügen
• Steuer- und Sozialversicherungsabgaben
• Zusätzliche Zahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Sonderzulagen

Angaben zu geplanten Gehaltsänderungen sind nicht zwingend erforderlich, können aber auf Wunsch aufgenommen werden. Wichtig: Die Verdienstbescheinigung enthält keine Informationen zu laufenden Verpflichtungen wie Krediten oder Unterhaltszahlungen.

Wie wird eine Verdienstbescheinigung erstellt?

Viele Ämter und Behörden stellen auf ihren Webseiten offizielle Vorlagen zum Download bereit. Alternativ kann eine Verdienstbescheinigung auch formlos erstellt werden – allerdings sollten Arbeitgeber:innen darauf achten, dass alle rechtlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind.

Um Zeit zu sparen, empfiehlt sich die Nutzung von PDF-Vorlagen, die sich am PC ausfüllen lassen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument korrekt formatiert ist und keine wichtigen Angaben fehlen.

Unterschied zwischen Gehaltsabrechnung und Verdienstbescheinigung

Viele Unternehmer:innen fragen sich, worin der Unterschied zwischen einer Gehaltsabrechnung und einer Verdienstbescheinigung besteht. Die wichtigsten Unterschiede:

Während Du als Arbeitgeber verpflichtet bist, Deinen Beschäftigten monatlich eine Gehaltsabrechnung auszuhändigen, musst Du eine Verdienstbescheinigung nur ausstellen, wenn diese ausdrücklich angefordert wird.

Wie lange müssen Verdienstbescheinigungen aufbewahrt werden?

Verdienstbescheinigungen unterliegen – wie alle Entgeltunterlagen – einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Arbeitgeber:innen müssen diese Dokumente für mindestens zehn Jahre archivieren. Diese Frist gilt auch für Gehaltsabrechnungen und andere lohnbezogene Unterlagen.